La gestione di un bed and breakafast: cosa c’è da sapere?

Il B&B risponde alle esigenze di una clientela particolarmente variegata e rappresenta una valida alternativa alle strutture ricettive tradizionali come alberghi e residence.

Sempre più persone desiderano trascorrere una breve vacanza, o addirittura un viaggio di lavoro, in modo, per così dire, alternativo, evitando il formalismo di un hotel o, addirittura, l’assenza di gestori tipica del residence, ma sfruttando le competenze e la professionalità di chi mette a disposizione la propria casa e la propria esperienza per dare ospitalità e quel qualcosa in più che le strutture ricettive tradizionali ormai hanno perso.

E perchè no?…  Anche per risparmiare qualche euro! 

La scelta del B&B sta prendendo ogni giorno piede e la gestione di una struttura ricettiva extra-alberghiera richiede competenza, conoscenza delle normative e, soprattutto, la capacità di sapersi relazionare con gli ospiti, fornendo loro, quel valore aggiunto che si è ormai perso nelle strutture ricettive tradizionali, ovvero, la presenza di un vero e proprio punto di riferimento, il gestore che, oltre a preoccuparsi di dar loro ospitalità, deve essere in grado di soddisfare le esigenze più disparate di ogni tipologia di ospite ed essere “sempre” presente e disponibile.

La gestione di un bed & breakfast

Un B&B dovrebbe essere gestito come una qualsiasi altra attività ricettiva, ma utilizzando una parte della propria abitazione per offrire ospitalità (alloggio e prima colazione) ad un numero prestabilito di persone. Il numero massimo di ospiti che si possono accogliere contemporaneamente è regolamentato dalle varie normative regionali in materia.

Il gestore del B&B è generalmente un lavoratore autonomo, nel caso di una struttura gestita in forma imprenditoriale, che compie una serie di attività necessarie a far funzionare la struttura ricettiva stessa.

Un B&B gestito in forma non imprenditoriale è, spesso, per il gestore, un secondo lavoro o, comunque, un qualcosa in più rispetto alla sua normale attività lavorativa che coinvolge, però, l’intero nucleo familiare. Viene infatti considerata un’attività occasionale e come tale dovrà essere gestita.

In particolare, l’attività di host comprende:

• L’accoglienza dei turisti;
• La collocazione degli ospiti nelle camere da letto;
• La preparazione della colazione;
• La pulizia e il rifornimento dei locali;
• Le attività di promozione della struttura;
• Ogni altro aspetto amministrativo e contabile.

Un bed and breakfast può essere gestito direttamente dal proprietario dell’immobile, oppure da altra persona che decide di svolgere l’attività all’interno di un immobile concesso a titolo di locazione o di comodato d’uso.

Nel caso di locazione dell’immobile, i redditi percepiti dal B&B saranno, SOLAMENTE, a carico del gestore della struttura che, normalmente, è anche l’intestatario del contratto di affitto. Nulla, e in nessun caso, compete al proprietario dell’immobile relativamente ai redditi prodotti dal B&B.

Aspetti amministrativi per la gestione del B&B

Dal punto di vista amministrativo il gestore del B&B deve essere in grado di:

• Effettuare le procedure di registrazione dei clienti al momento dell’arrivo e della ripartenza;
• Verificare e aggiornare la disponibilità delle camere;
• Prendere le prenotazioni che vengono effettuate direttamente dal turista o dalle agenzie di viaggio;
• Ricevere e accogliere i clienti utilizzando la normale gentilezza e cortesia, nel rispetto della riservatezza, della privacy e del relax degli ospiti;
• Informare gli ospiti sulle regole da rispettare e sui servizi offerti dalla struttura ricettiva;
• Controllare e valutare lo stato di usura dei locali e degli arredi;
• Conoscere e accettare le diverse modalità di pagamento;
• Pubblicizzare la struttura alberghiera sugli appositi siti (ad esempio creando una pagina Facebook) inserendo tutte le informazioni utili,  le foto delle camere, gli esterni, la location in generale e quanto risulti utile a rendere l’idea di una struttura accogliente e attenta ai bisogni dei clienti;
• Assicurare i servizi di pulizia dei locali;
• Servire SOLO cibi confezionati.

È inoltre utile, se non di dispone di un parcheggio riservato, fornire agli ospiti, o ai potenziali clienti attraverso il proprio sito web, tutte le indicazioni necessarie per trovare un parcheggio e, inoltre, sempre all’interno del proprio sito inserire le indicazioni stradali per raggiungere la struttura ricettiva anche servendosi dei mezzi pubblici, o dei taxi, in base alle esigenze di ognuno.

È bene essere sempre informati circa gli eventi che si svolgeranno nel luogo in cui è situato il B&B, così’ come degli orari di apertura di chiese, musei e delle bellezze architettoniche del luogo per fornire agli ospiti quante più indicazioni possibili.

Infine, è utile stringere accordi con ristoranti e pizzerie nei dintorni in modo da venire incontro ad ogni esigenza di chi soggiorna nella struttura.

Aspetti fiscali per la gestione di un B&B

A fini fiscali, possiamo distinguere tra la gestione di un B&B in forma imprenditoriale e la gestione di un B&B in forma non imprenditoriale (es. B&B familiare).

Nel primo caso è richiesta l’apertura della partita IVA e l’iscrizione nel registro delle imprese, l’iscrizione alla gestione commercianti INPS e il pagamento dei contributi previdenziali tipici di una qualsiasi altra attività esercitata sotto forma di impresa.

Il gestore del B&B deve inoltre provvedere alla redazione di un bollettario in cui deve documentare tutti gli incassi ricevuti. In tutte le attività ricettive professionali i corrispettivi percepiti devono essere attestati mediante l’emissione di documento fiscalmente idoneo. Questo documento è la ricevuta fiscale o la fattura, obbligatoria su richiesta del cliente.

Nel secondo caso, quello di B&B gestito in forma non imprenditoriale, quindi senza apertura della partita IVA e in modo occasionale, ai fini documentali, per non trovarsi in difficoltà nel caso di un controllo fiscale, è necessario tenere il bollettario madre-figlia sul quale registrare i singoli corrispettivi incassati.

In entrambi i casi, gli incassi ricevuti, devono, comunque, essere dimostrati mediante l’emissione di una quietanza di pagamento, l’una da conservare e l’altra da consegnare al cliente; per ogni ricevuta di pagamento che superi i 77, 47 euro è necessario, inoltre, applicare una marca da bollo di 2 euro.

Le ricevute devono essere numerate progressivamente, con la data di emissione, il codice fiscale dell’ospite, il numero dei giorni di permanenza in struttura e il corrispettivo totale incassato per il servizio reso.

Infine, il gestore del B&B deve conservare tutta la documentazione riguardante le spese effettuate (es. scontrini, fatture, bollette e ogni altro documento utile) sia per quanto riguarda i costi di gestione ordinaria (es. la fornitura e il cambio di biancheria, le spese per la colazione e la pulizia dei locali, le spese Internet, l’uso della lavastoviglie,ecc.) sia per quanto concerne i costi di gestione straordinaria (es. eventuali guasti a impianti di riscaldamento, all’antenna TV  o relativi alle utenze: acqua, energia elettrica, gas e alla struttura del fabbricato).

                                                                                                     Luisa Panici, AvvocatoFlash

Fonti normative

• R.M. n.180/E/1998
• R.M. n. 155/E/2000
• Art. 71 comma 2 Tuir
• Legge 17 maggio 1983 n. 217

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