Come funziona un software di gestione degli affitti turistici gratis

Hai avviato un’attività di affittacamere e vuoi capire come barcamenarti nella gestione di tutto quello che occorre per farlo al meglio e vorresti, ove possibile, far crescere esponenzialmente la tua attività? Hai sentito parlare dei software di gestione case vacanze, ma non sai valutare l’opzione che più si confà alla tua attività? Soprattutto, sei allettato dalla gratuità dello strumento, ma ti chiedi se sia davvero gratuito?

Cerchiamo di capire come questo tipo di strumento può agevolare l’attività di affittacamere, in che modo e e quali siano i reali costi. Tutti i software di gestione delle case vacanze supportano i proprietari o i gestori di attività ricettive nelle varie incombenze quotidiane. Più l’attività prende piede, maggiore sarà l’impegno organizzativo, di gestione delle camere, di gestione degli ospiti e di tutte le eventuali altre necessità.

Pertanto, sarà sicuramente utile dedicarsi nel miglior modo possibile alla gestione delle comunicazioni perché, come ben sappiamo, la pubblicità è il miglior investimento, in termini di soddisfazione del cliente, ritorni, passaparola, recensioni positive, ecc.

I software (detti sistemi di gestione immobiliare, PMS) presenti sul mercato permettono di ottimizzare queste attività, automatizzandone alcune e quindi semplificandone la gestione, affinché il gestore possa dedicarsi ad altre incombenze.

Indice:

• L’opzione software gratuito è necessariamente una scelta obbligata?
• Quale software per case vacanze gratuito può fare al tuo caso?

L’opzione software gratuito è necessariamente una scelta obbligata?

Valutiamo insieme quali possono essere i vantaggi di utilizzare un software di gestione di una casa vacanza:

• Fattore tempo: un aspetto da non sottovalutare quando si gestisce un’attività di questo tipo è la disponibilità a tempo pieno sul luogo (locale vacanze) e attraverso i canali di comunicazione (sito internet, agenzie viaggi e motori di ricerca per prenotazioni).  Il software di gestione può essere impostato al fine di creare un’automatizzazione di risposta per le domande più frequenti, quindi attraverso l’impostazione di un autoresponder.

• Al fine di selezionare le opzioni più adeguate al proprio business e alle proprie necessità, in molti software è presente un “creatore sito web casa vacanze” che dispone di tante alternative tra cui scegliere quelle più adatte. L’obiettivo è sempre quello di risparmiare tempo lasciando automatizzato ciò che si ritiene che si possa gestire così, per concentrarsi su incombenti che richiedono maggior cura e personalizzazione;

• Gestione dei canali unificati: per proporsi come affittacamere, oltre al proprio sito internet, ci si dovrà necessariamente affidare a vari siti di agenzie di viaggio (OTA), soprattutto on line, come le ormai celebri AirBnb, Booking.com, Vrbo per citarne alcune. Il software di gestione delle case vacanze consente di unificare i vari portali e averli tutti presenti su un’unica schermata. Ciò permetterà una gestione più fluida, uniforme ed integrata, evitando possibili errori e danni per la gestione dell’attività. Si potranno quindi visualizzare le prenotazioni su un unico calendario sincronizzato, così da non incorrere nel peggior incubo per un host, come, ad esempio, quello di ritrovarsi di fronte due clienti diversi che hanno prenotato l’unica camera ancora disponibile su due siti diversi;

• Ospiti soddisfatti e ottime recensioni: quando un potenziale ospite sceglie un’affittacamere mette a confronto più aspetti, tra cui l’osservazione delle esperienze degli ospiti precedenti, perciò va a leggersi le recensioni… Sicuramente l’attenzione all’ospite è un aspetto tanto importante e l’opportunità di avere un software che risponde automaticamente ai messaggi, mettendo in immediato contatto la struttura con il cliente e creando pertanto un filo conduttore tra i due soggetti, crea un legame di fiducia del cliente, che si sentirà ascoltato e coccolato. Infatti, un aspetto importante che alcuni siti di prenotazione case vacanze, come AirBnB, considerano come “Super” è proprio il tasso di risposta e la rapidità dello stesso. Dopodiché, una recensione positiva in più farà il suo mestiere, ovvero quello di attrarre nuovi ospiti… e così via;

• Espansione dell’attività: quando un’attività del genere prende piede e acquisisce una propria funzionalità, potrebbe venire voglia di espandere il proprio business considerando un ampliamento. Magari si deciderà di acquisire altre proprietà gestendole allo stesso modo (affittacamere). In questo caso, il software gratuito di gestione ti permetterebbe di unificare il tutto, gestendo le varie proprietà su un unico portale, ci si occuperà di tutto senza problematiche per le prenotazioni dell’una o dell’altra location, dei giorni e degli ospiti;

• Aumento dei profitti: la possibilità di gestire le prenotazioni in modo certo e quasi automatico permetterà sicuramente di avere sotto controllo tutto il sistema, inoltre, tutto il tempo risparmiato senza doversi dedicare in prima persona a certe attività ti renderà libero di far altro ed eventualmente produrre in altro modo profitto…

Quale software per case vacanze gratuito può fare al tuo caso?

Una volta capito che un software di gestione casa vacanze potrebbe semplificare la gestione e risolvere alcuni problemi legati alla tua attività, sarà utile comprendere quale sia la scelta migliore tra le varie offerte disponibili considerando alcune caratteristiche che dovrebbero essere essenziali.

• Channel Manager Casa Vacanze, un unico profilo che integra tutti i canali dell’attività, sito internet e agenzie viaggi sui quali si è presenti;

• Possibilità di creare un proprio sito web attraverso il software stesso, verificare che il software permetta di costruire un proprio sito e che abbia dei temi grafici per siti web che facciano al caso tuo. E’ molto importante avere un proprio sito internet che sia allettante per il potenziale ospite, ma soprattutto che permetta di ricevere contatti e prenotazioni senza appoggiarsi ai portali esterni, che danno sicuramente maggior visibilità all’attività, soprattutto agli inizi, ma che si fanno pagare commissioni più o meno salate per il servizio. Perciò, creare un sito internet ben fatto è sicuramente un punto di partenza da non sottovalutare;

• Il software di gestione agevolerà le prenotazioni, ma anche la possibilità di ottenere pagamenti online fin da subito (gestione dei pagamenti);

• Unicità della casella postale, tutte le comunicazioni saranno incanalate dal software, permettendo di non dover controllare scrupolosamente tutti i vari siti più volte al giorno, ma ricevendo tutto sul medesimo cassetto postale;

• Verifica le integrazioni offerte dal software di gestione case vacanze, per esempio, se il sistema può prevedere una gestione dei prezzi dinamici, operando una strategia dei prezzi, che valuti  le esigenze del mercato e volto all’aumento delle prenotazioni e dei profitti;

• Se sei un neofita, valuta il grado di assistenza che il software può fornire. Puoi verificare le recensioni sui vari software degli altri utenti (ad esempio su Capterra e Trustpilot).

Alcuni software che potrebbero fare al caso tuo sono i seguenti, ma si tratta di un elenco parziale e non esaustivo:

• Lodgify
•  Smoobu
• Guesty For Hosts
• 365villas
• AvaiBook by idealista
• Uplisting

Puoi confrontare i vari software e provare le demo gratuite di quelli che rispondono maggiormente alle esigenze della tua casa vacanze, prima di scegliere definitivamente il sistema che ti aiuterà a gestire al meglio l’attività quotidiana.

Infine, è utile chiarire che la gratuità di tali software è un supporto volto a capire se, e in che modo, un software di gestione delle case vacanze può fare al caso della tua attività, considerando che alcune opzioni di maggior utilità potrebbero essere offerte a pagamento. Sono spesso previsti pacchetti con vari optional, abbonamenti mensili o annuali, servizi di assistenza 24 ore su 24, ecc. con la sottoscrizione di un abbonamento a costi non esorbitanti. 

Valutare l’opportunità di spendere una certa somma per un software di gestione di case vacanze a beneficio della tua attività di affittacamere, dei tuoi clienti e potenziali tali, che avranno maggior soddisfazione, e del tuo tempo che potrebbe essere investito in altro modo, può rappresentare davvero una svolta tra la gestione di un’attività marginale o un business di successo.