Come si effettua la registrazione degli ospiti di struttura ricettiva in Questura

Chi gestisce esercizi alberghieri o, più semplicemente, decide di cedere in affitto turistico un appartamento di proprietà, magari una seconda casa, oppure una camera con la formula degli affitti brevi inferiori per periodi inferiori ai 30 giorni, nonché tutti i titolare di B&B, affittacamere, e chiunque gestisca una struttura ricettiva extra-alberghiera, ha l’obbligo di comunicare alla questura i dati delle persone ospitate.

Non è dispensato da questo onere nemmeno chi mette a disposizione la propria casa vacanze tramite portali come Airbnb che, al pari di una normale struttura ricettiva, deve sottostare a tale adempimento, per evitare di andare incontro a pesanti sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, alla pena detentiva fino a 3 mesi.

Di seguito vedremo quali sono i termini per la comunicazione, in cosa consiste la procedura e ciò che accade se non viene rispettata la legge.

Indice:

• Comunicazione ospiti in questura: come funziona?
• Come si effettua la registrazione?
• Termini per la registrazione degli ospiti in questura?
• Come raccogliere i dati degli ospiti
• Come comportarsi in caso di problemi tecnici o malfunzionamento dei servizi telematici?
• Cosa accade in caso di mancata registrazione degli ospiti?
• Comunicazioni per locazioni superiori ai 30 giorni

Comunicazione ospiti in questura: come funziona?

A disciplinare gli adempimenti riguardanti la pubblica sicurezza per affitti brevi e soggiorni in strutture ricettive è l’articolo 109 del T.U.L.P.S. La legge non fa alcuna distinzione per attività svolte occasionalmente oppure imprenditoriali.

La normativa stabilisce quali siano le categorie soggette all’obbligo di comunicazione e, precisamente:

• tutti i gestori di strutture atte ad accogliere ospiti;
•  gestori di esercizi alberghieri;
• soggetti che forniscono alloggio in tende o roulotte;
• proprietari e gestori di case vacanze e appartamenti concessi con la formula degli affitti brevi;
• affittacamere;
• gestori di strutture ricettive non convenzionali come: B&B, ostelli, alloggi turistico rurali e residence;
• case di riposo e case di salute.

Aalla lista mancherebbero solo i rifugi alpini iscritti nell’elenco delle Regioni, per ora, dispensati da tale obbligo.

Per la registrazione degli ospiti, in sostituzione delle schedine alloggiati in forma cartacea, è stata introdotta una, più comoda, procedura web che evita di doversi, ogni volta, recare di persona presso la questura di competenza territoriale.

Il locatore, o il gestore della struttura ricettiva, dovrà solamente accedere al portale della Polizia di Stato denominato “AlloggiatiWeb” ed effettuare la registrazione degli ospiti direttamente dal PC di casa. Per poter utilizzare la comunicazione telematica è necessario disporre delle credenziali personali che vengono rilasciate dall’autorità di pubblica sicurezza.

Anche in questo caso è possibile richiedere via e-mail l’autorizzazione per usufruire dei servizi online, oppure, recarsi di persona agli uffici competenti della questura.

La soluzione più rapida è quella di richiedere l’accreditamento al servizio tramite inoltro, mediante posta elettronica, del relativo modulo in formato pdf, in cui specificare nome e tipologia della struttura di accoglienza, senza dimenticare di allegare: copia della carta di identità del titolare e della SCIA / Dichiarazione di inizio attività.

Nel caso in cui si preveda la gestione di più appartamenti sarà necessario spuntare la relativa voce nel relativo modulo. Se, invece, dopo aver ottenuto l’abilitazione si aggiungono altre strutture ricettive, sarà onere del gestore comunicare il cambiamento alla questura inviando una mail avente per oggetto: “Inserimento altra struttura”.

Anche in tale situazione la comunicazione deve essere corredata con la copia della carta di identità del gestore e la SCIA. Qualora la domanda non risultasse conforme o mancasse la documentazione richiesta, non verrà presa in considerazione e non si disporrà delle credenziali per accedere al portale AlloggiatiWeb.

Una volta ottenuti “user name” e “password” per l’accesso alla piattaforma e ai relativi servizi, non si dovrà più dipendere dalla questura territoriale competente, ma sarà possibile operare in totale autonomia.

L’operazione successiva è installare il certificato digitale che commprova l’autorità di certificazione sul proprio computer. Sarà poi necessario seguire una specifica procedura che sarà leggermente differente in base al tipo di browser utilizzato (Internet Explorer, Google Chrome o Fire Fox).

Il certificato ha validità di due anni e deve essere rinnovato alla scadenza attraverso la medesima procedura utilizzata nel corso della prima installazione. Una volta terminata, con successo, l’operazione, si potrà finalmente accedere all’area personale di lavoro del portale AlloggiatiWeb ed inviare le schedine in totale autonomia.

Siccome l’accettazione delle richiesta, e il rilascio delle credenziali, potrebbero richiedere alcuni giorni, in questo lasso di tempo, gli eventuali ospiti potranno essere registrati utilizzando il modulo per le comunicazioni alternative (lo stesso impiegato in caso di problemi tecnici scaricabile dal sito istituzionale https://questure.poliziadistato.it).

Come si effettua la registrazione?

Per la registrazione degli ospiti in questura, come detto, si sfruttano i servizi gratuiti messi a disposizione dalla piattaforma AlloggiatiWeb. È sufficiente disporre delle credenziali personali, di una connessione ad internet, di un computer con sistema operativo Windows o iOS e aver installato il certificato digitale.

Ci preme sottolineare come questo sistema di comunicazione sia l’unico ammesso dalla legge in materia per inviare i dati degli ospiti alle autorità di pubblica sicurezza, pertanto, non è possibile utilizzare moduli cartacei o qualsiasi altra forma. Come vedremo successivamente, è concesso uno strappo alla regola qualora, a causa di guasti tecnici, il portale risulti inaccessibile.

La registrazione è un’operazione molto semplice: basta compilare il relativo modulo online con i dati richiesti nella propria area personale del portale. Al termine della procedura verrà rilasciata una ricevuta con firma digitale che rappresenta la prova dell’avvenuta registrazione che, il gestore, dovrà preoccuparsi di conservare per almeno 5 anni.

Da non dimenticare il fatto che non sia, assolutamente, consentito comunicare i nominativi utilizzando file di formati diversi come, ad esempio, txt o jpeg. Quindi, chi pensa che sia sufficiente effettuare una fotografia dei documenti di identità degli ospiti e inviarla alle autorità, sbaglia di grosso perché, un comportamento del genere, equivarrebbe ad una vera e propria omessa registrazione.

Termini per la registrazione degli ospiti in questura?

Uno degli aspetti da non sottovalutare è quello dei termini entro cui è possibile effettuare la registrazione degli ospiti. Il gestore dispone esattamente di 24 ore dal momento in cui i clienti fanno il loro arrivo nella struttura.

Questa regola vale solo per gli affitti brevi sotto i 30 giorni, mentre, per locazioni superiori fa testo la registrazione del contratto presso l’Agenzia delle Entrate.

Nel caso in cui l’ospite intenda soggiornare per meno di 24 ore, la comunicazione deve essere pressoché immediata e, comunque, entro la fine della giornata. Se, invece, è intenzione dei visitatori prolungare il soggiorno, non sarà necessaria alcuna ulteriore comunicazione essendo sufficiente quella iniziale.

Come raccogliere i dati degli ospiti

Può sembrare un argomento banale ma, in realtà, non lo è affatto, soprattutto dall’entrata in vigore del nuovo regolamento europeo GDPR sulla privacy. Quel che deve fare il gestore della struttura ricettiva è raccogliere i dati necessari per compilare la scheda informativa da inviare alla questura.

Quindi, non serve effettuare alcuna copia dei documenti né, tantomeno, foto tramite smartphone o tablet. Nessuno vieta al gestore di richiedere i documenti di identità per fotocopiarli ed effettuare la procedura di comunicazione alla questura con più calma, tuttavia, l’ospite ha tutto il diritto di negare il consenso alla copia della propria carta di identità o passaporto.

Per evitare inutili disguidi ed incomprensioni è, quindi, consigliabile preparare un modulo prestampato e compilarlo al momento dell check-in consultando i documenti di fronte agli ospiti, per poi effettuare, successivamente, la procedura online.

Inoltre, è opportuno sapere che il gestore ha l’obbligo di cancellare i dati digitali o eventuali copie cartacee trasmesse via mail, tranne nei casi in cui abbia provveduto a far firmare all’ospite l’autorizzazione al trattamento dei dati personali.

Come comportarsi in caso di problemi tecnici o malfunzionamento dei servizi telematici?

Abbiamo visto come la procedura standard per la registrazione degli ospiti alla questura avvenga attraverso il portale AlloggiatiWeb. Non è però da escludere l’evenienza in cui la piattaforma sia bloccata oppure ci siano dei malfunzionamenti sulla linea, o qualsiasi altro problema tecnico che impedisca l’invio dei dati in forma telematica.

In questi casi, il gestore non può limitarsi a pensare di essere esentato dall’obbligo della comunicazione presso l’autorità di pubblica sicurezza e, nemmeno, che siano cambiati i termini temporali per rispettare l’adempimento.

Per cui, sarà necessario organizzarsi rapidamente utilizzando l’apposito modulo di comunicazione alternativo. Ciò e consentito, solo ed esclusivamente, nei casi previsti dall’articolo 2 comma 3 e articolo 3 del decreto ministeriale del 7 gennaio 2013.

Il modulo è presente sul sito istituzionale della questura e deve essere compilato, se possibile, a video in tutte le sue parti. Diversamente, la legge concede di effettuare una scansione del foglio di carta compilato a penna e inoltrarlo sotto forma di documento pdf attraverso una mail certificata.

Ovviamente, sarà necessario aver attivato preventivamente una casella di posta elettronica certificata  PEC tramite la sottoscrizione di un abbonamento annuale. Se tutto ciò non fosse attuabile, non rimane altra soluzione che recarsi di persona in questura presso gli uffici competenti e consegnare la schedina alloggiati con i dati degli ospiti.

Scegliendo la soluzione con posta certificata PEC è necessario giustificare la motivazione dell’invio tramite posta certificata. La mancata presenza della giustificazione viene considerata una inottemperanza alla normativa vigente.

Se i problemi tecnici riguardano l’utenza del gestore è necessario che lo stesso si preoccupi di risolverli nel più breve tempo possibile. Una nota importante riguarda eventuali errori o malfunzionamenti derivanti dall’utilizzo di software gestionali di terze parti. In questi casi i problemi non sono annoverabili tra i guasti tecnici e, pertanto, l’inserimento dei dati dovrà essere effettuato manualmente nell’apposita area del portale.

Cosa accade in caso di mancata registrazione degli ospiti?

Ricordiamo che in caso di mancata osservazione degli obblighi stabiliti dall’articolo 109 del T.U.L.P.S, il trasgressore andrà in contro a pesanti sanzioni. La diretta conseguenza è una denuncia alla Procura della Repubblica con una pena pecuniaria fino ad un massimo di 206 euro e la possibilità di arresto e detenzione fino a 3 mesi.

Nel caso in cui il soggetto sia recidivo e non abbia, più volte, comunicato i dati delle persone ospitate, l’art 81 del codice penale prevede delle aggravanti. L’eventuale contestazione dell’illecito può comportare, addirittura, la revoca temporanea dell’autorizzazione a svolgere attività ricettiva.

Detto questo, appare evidente come sia fondamentale effettuare regolarmente denuncia degli ospiti, ed è altrettanto importante ricordare, a quest’ultimi, l’esistenza di tale normativa e descrivendo cosa preveda, essendo a molti sconosciuta.

È buona norma avvisare, al momento della prenotazione, i futuri visitatori che sarà necessario al loro arrivo inviare le credenziali alla questura per motivi di sicurezza. Ciò vale anche per i minorenni, per cui, è fondamentale che quando si presentano ospiti con bambini al seguito, anche questi ultimi debbano avere il proprio documento di identità.

Per evitare incomprensioni, dimenticanze o problemi legati alla presentazione dei documenti, è sufficiente indicare, chiaramente, sul portale in cui è presente l’annuncio di locazione (Airbnb, Bedandbreakfast.it, Expedia, Booking, ecc.), che è fondamentale, nel rispetto della legge, che al momento del check-in, tutti gli ospiti, bambini compresi, abbiano un proprio documento di identità.

Per i turisti stranieri extra UE, l’unico documento ammesso è il passaporto in corso di validità.

Comunicazioni per locazioni superiori ai 30 giorni

Tutte le indicazioni che abbiamo analizzato fino ad ora riguardano i cosiddetti affitti brevi, ossia quelli con un periodo di soggiorno inferiore a 30 giorni. In caso contrario, non è necessaria alcuna comunicazione alla questura relativa agli ospiti, per il semplice motivo che si dovrà stipulare un regolare contratto di locazione. Il documento dovrà essere registrato presso l’Agenzia delle Entrate e, di fatto, tale operazione sostituisce la comunicazione dei dati anagrafici dei visitatori alle forze dell’ordine.

Nel caso in cui, a soggiornare per più di 30 giorni siano ospiti stranieri residenti in paesi extra-UE, il contratto di locazione sarà intestato ad uno solo di loro. È necessario seguire una specifica procedura che prevede la compilazione di una dichiarazione di ospitalità per tutti gli altri visitatori, anche se appartenenti allo stesso nucleo familiare.

L’ospitante dovrà preoccuparsi di fornire al cittadino extracomunitario una dichiarazione contenente:

• dati del locatore;
• dati dell’ospite straniero extracomunitario;
• dichiarazione di fornitura alloggio;
• dichiarazione che attesta se il locatore sia il proprietario o solo affittuario.

In allegato, occorre presentare copia del passaporto dell’ospite e fotocopia del contratto di locazione. Una volta ricevuta la dichiarazione di ospitalità firmata, il cittadino extra-UE dovrà preoccuparsi di consegnarla, personalmente, al consolato italiano del suo Paese.

È importante sottolineare che tale documento è obbligatorio ed essenziale per comunicare allo Stato Italiano dove risiede il cittadino straniero. Inoltre, è necessario, anche per tutte le persone provenienti da paesi che hanno stipulato accordi con l’Italia, consentendo il soggiorno senza obbligo di richiesta del visto turistico.