B&B o casa vacanze: come ricevere più prenotazioni in bassa stagione

La stagionalità è un fattore da tenere in seria considerazione quando si gestisce una struttura ricettiva: sia che si tratti di un albergo, che di un Bed & Breakfast, ma anche e addirittura in una casa vacanze. Definire con esattezza quale sia la bassa stagione non è affatto un compito semplice in quanto sarà necessario tenere in considerazione svariati fattori: primo fra tutti la zona in cui è ubicata la struttura.

È facile intuire come per una località di mare, oppure un paesino facente parte di un comprensorio sciistico, nonché una città d’arte, i periodi con un maggiore afflusso turistico possono essere molto diversi. Sta di fatto che la bassa stagione è rappresentata da quel lasso di tempo, più o meno breve, tanto temuto da albergatori e proprietari in cui le prenotazioni calano rispetto alla media e la struttura non è mai completamente piena.

Tuttavia, è bene subito mettere in chiaro che la bassa stagione è essenzialmente legata all’andamento della domanda, perciò potrebbe riguardare qualsiasi periodo dell’anno e, spesso, la durata della stessa è una conseguenza di una gestione del marketing non adeguata da parte del gestore. Applicare tariffe troppo alte, non diversificare la clientela, trascurare il fatto che si potrebbero fare delle promozioni, contattare i clienti per invitarli nella propria struttura, e non sviluppare un’efficace strategia di pricing sono aspetti che possono far crollare la domanda anche in periodi ritenuti di alta stagione e, a maggior ragione in tempi di vacche magre.

Scopo di questa guida è quello di sviluppare una strategia per  poter aumentare gli ospiti anche nei momenti, solitamente più tranquilli, e avere il tuo bed & breakfast, o casa vacanze, sempre occupata da un buon numero di prenotazioni per tutto l’anno, quindi anche nei cosiddetti periodi di bassa stagione

Indice:

• La base di partenza: definire la bassa stagione e la clientela di riferimento
• Analizza con attenzione la clientela
• Elabora un attento piano di pricing
• Altri utili suggerimenti per incrementare le prenotazioni in bassa stagione
• Come e perché è importante creare pacchetti e offerte in bassa stagione

La base di partenza: definire la bassa stagione e la clientela di riferimento

Abbiamo già sottolineato come identificare in senso assoluto la bassa stagione non sia affatto possibile visto che il periodo varia, in primo luogo, a seconda del luogo in cui è ubicata la struttura. Per gestire con successo e buoni profitti un B&B o una casa vacanze è necessario stabilire i periodi dell’anno in cui la domanda ha un deciso calo e far qualcosa per incrementare le prenotazioni.

Come ben saprai, agosto è in assoluto il mese più sfruttato per le vacanze da un gran numero di italiani e turisti stranieri, quindi non è affatto difficile fare il tutto esaurito, sia al mare che in montagna che nelle città d’arte. Purtroppo però, ci sono periodi in cui la presenza di ospiti diminuisce drasticamente e le camere rimangono vuote per la maggior parte dei giorni del mese.

È altresì lampante che un B&B situato in una rinomata località di mare non avrà certo difficoltà a trovare prenotazioni nella stagione estiva, patendo un calo fisiologico della domanda da novembre a maggio. Al contrario, una struttura che si trova all’interno di un comprensorio sciistico potrà avere il massimo volume d’affari all’apertura delle piste e perdere prenotazioni nel periodo primaverile e, a talvolta, anche in estate.

Ogni struttura, in base alla zona e al tipo di esperienza di soggiorno che può offrire ai propri ospiti, presenta una domanda altalenante. Ciò non vuol dire che ci si debba rassegnare e subire gli effetti negativi della bassa stagione stando in poltrona ad aspettare tempi migliori ma, una volta circoscritto il periodo della cosiddetta “bassa stagione“, dovrai pianificare un’efficace strategia di marketing, attraverso offerte, sconti, proposte di esperienze alternative che potranno incuriosire e portare nella tua struttura nuovi ospiti, oppure i clienti abituali.

Analizza con attenzione la clientela

Un aspetto che incide in maniera significativa al successo di un B&B, o una casa vacanze, è l’identificazione dell’ospite ideale. Ogni struttura ha caratteristiche diverse che meglio si adattano a particolari target di ospiti.

In alcuni casi, ad esempio, le strutture ricettive risultano essere la miglior soluzione per famiglie numerose, anche con bambini piccoli, altre volte invece sono una gradita sistemazione per coppie, gruppi di turisti, viaggiatori singoli, oppure persone con animali al seguito.

Se da un lato è fondamentale stabilire una precisa tipologia di ospiti, dall’altro è altrettanto importante non fossilizzarsi ma diversificare l’offerta, soprattutto in bassa stagione. Per meglio capire questo concetto facciamo un semplice esempio: supponiamo che i tuoi clienti abituali, nei periodi di maggior afflusso, siano per lo più le famiglie. La domanda che devi porti è questa: quanti nuclei familiari possono permettersi una vacanza, o un soggiorno breve, nel tuo bed & breakfast in un periodo di bassa stagione? Quante sono le probabilità che nei periodi di minor afflusso, intere famiglie decidano di spostarsi verso la destinazione in cui è ubicata la tua struttura, considerando anche le scuole aperte che rendono minimi gli spostamenti del tuo target di riferimento. La risposta più probabile è: molto pochi o, addirittura, nessuno. Di conseguenza, le tue camere resteranno tristemente vuote se non verranno presi adeguati provvedimenti a livello di marketing.

In tal senso, nei mesi con un forte calo della domanda è necessario cercare di attirare nuova clientela e focalizzare la tua attenzione su quelle categorie che, normalmente, si tendono a trascurare nel periodo dell’alta stagione. Viaggiatori singoli e turisti stranieri possono essere un ottimo obiettivo perché, il più delle volte, preferiscono visitare le località in periodi più tranquilli e con meno affollamento. Non trascurare nemmeno i gruppi di anziani, sempre nel limite di capienza della tua struttura. E ancora, le vacanze aziendali, i cosiddetti team building e anche i matrimoni possono rivelarsi delle allettanti occasioni per occupare tutti gli alloggi in periodi solitamente di scarsa presenza.

Per capire come modificare il target di ospite di riferimento durante la bassa stagione un buon suggerimento può essere quello di analizzare i dati che dovresti già avere in tuo possesso. Infatti, ti basterà controllare le prenotazioni degli anni precedenti per avere una chiara idea delle tipologie di visitatori che solitamente tendono a soggiornare presso il tuo B&B durante i mesi più calmi.

Se gestisci le prenotazioni tramite le OTA come Airbnb e Booking non avrai alcuna difficoltà a consultare tutte le statistiche. Così facendo avrai un quadro generale dettagliato sul numero e tipo di persone che hanno soggiornato nella tua struttura nel corso della bassa stagione e potrai pertanto verificare se si tratta di viaggiatori singoli, gruppi o uomini d’affari e scoprire quali servizi extra o pacchetti speciali hanno avuto maggior successo.

Una volta identificato il periodo di bassa stagione e il target ideale di ospite a cui rivolgere la tua offerta, potrai dedicarti alla pianificazione di un’efficace strategia di marketing con la finalità di aumentare il numero delle prenotazioni anche nei periodo, cosiddetti “morti”.

Elabora un attento piano di pricing

Indipendentemente dal periodo di alta o bassa stagione, il prezzo è un elemento fondamentale che influisce notevolmente sul numero delle prenotazioni. A maggior ragione, risulta di vitale importanza la scelta di una tariffa adeguata nel corso della bassa stagione, quando la concorrenza si fa ancor più spietata e il turista è quanto mai attento alle offerte che riesce a trovare sul web.

In nessuna località, che si parli di zone marittime o comprensori sciistici, grandi metropoli o città d’arte, applicare il medesimo prezzo in alta e in bassa stagione non è mai una strategia vincente.

E’ fondamentale applicare una graduale riduzione del prezzo in base all’andamento della domanda e, comunque in determinati periodo dell’anno. Vediamo alcuni suggerimenti per implementare una strategia di pricing vincente:

• controlla le tariffe della concorrenza: per non stabilire le tariffe a casaccio, o addirittura troppo basse, un buon consiglio è quello di dare un’occhiata a ciò che propongono i tuoi diretti concorrenti e comportarti di conseguenza. Cerca di analizzare solo le proposte migliori che hanno un maggior numero di recensioni e con punteggi più alti. Controlla di quanto sono state abbassate le tariffe e se vengono applicati particolari sconti per le festività o i weekend. Incrociando i vari dati potrai comprendere quale possa essere un prezzo concorrenziale per la tua offerta evitando di svendere le tue camere o applicare un prezzo troppo elevato. Ricorda inoltre, che anche svalutare troppo il soggiorno presso la tua struttura potrebbe provocare un effetto boomerang, danneggiando l’immagine e la reputazione del tuo B&B o casa vacanze;

• crea dei programmi fedeltà: un ospite che ha già soggiornato presso la tua struttura e, a maggior ragione, colui che ha lasciato una recensione molto positiva, con tutta probabilità potrebbe tornare con piacere a trovarti anche in periodi di bassa stagione. Non avere alcun timore a contattare i vecchi clienti per rinfrescare loro la memoria, inviando una mail e renderli partecipi delle nuove iniziative che hai da proporre per loro. Creare degli appositi programmi fedeltà con sconti speciali solo per gli ospiti più affezionati è un modo intelligente per aumentare il giro di affari in periodi con scarsa domanda e fidelizzare la clientela. Puoi far questo implementando una vera e propria mailing, sfruttando dei software o dei tools che tu consentiranno di registrare gli indirizzi email di chi è già stato tuo ospite, previo il rilascio di , un’autorizzazione ad inviare loro delle newsletter promozionali, e con un solo click raggiungerli tutti, con proposte e idee di viaggio sempre nuove ed accattivanti;

• proponi dei pacchetti speciali: onde ad evitare di dare un’eccessiva sforbiciata alle tariffe durante la bassa stagione, una buona soluzione è quella di proporre dei pacchetti speciali. Questo significa offrire, ad esempio, più servizi rispetto all’alta stagione ma al medesimo prezzo. Se, ad esempio, la tua struttura e ubicata in una zona famosa per l’enogastronomia, in autunno potrai creare delle proposte che uniscono il soggiorno ad un pranzo o una cena gourmet direttamente presso una struttura a te collegata, o con la quale instaurerai una sorta di collaborazione che deve essere fruttuosa per entrambi. Potresti, in alternativa, sfruttare le manifestazioni locali, o le famose sagre di paese che richiamano molti turisti, per incentivare le prenotazioni presso la tua struttura offrendo ai tuoi potenziali ospiti l’ingresso gratuito a particolari eventi, o per degustazioni del prodotto oggetto della sagra. Per sfruttare lo stesso esempio, spostandoci però in una città d’arte, si potrebbe offrire la visita gratuita a musei o attrazioni del luogo in aggiunta al costo della prenotazione della camera: in questo modo, il cliente si sentirà in qualche modo coccolato e sarà sicuramente disposto ad aprire il portafogli e spendere qualcosa in più per soggiornare presso la tua struttura anche in bassa stagione;

• non trascurare i giorni feriali: spesso, anche in bassa stagione, le prenotazioni durante il fine settimana non calano drasticamente. In particolar modo se hai la fortuna di gestire una struttura ricettiva presso una rinomata località turistica o un’importante città d’arte. Il discorso cambia però nei giorni feriali quando vendere anche una sola stanza può risultare davvero difficile. Per migliorare tale situazione devi cercare di attirare i clienti anche nei giorni al di fuori del weekend. Il modo migliore è quello di abbassare le tariffe oppure proporre offerte speciali regalando un pernottamento a chi soggiorna per almeno 3 giorni, ad esempio. Devi implementare delle strategie che ti consentano di attirare la clientela senza tagliare troppo la tariffa giornaliera, evitando di sporcare la tua immagine con sconti eccessivi che, seppur apprezzati, potrebbero essere considerati come un indizio di scarsa qualità o troppa bramosità di far prenotazioni a discapito del trattamento riservato agli ospiti;

• riduci la durata minima del soggiorno: nel corso del periodo di alta stagione è usuale che un B&B, o una casa vacanze, accettino soltanto prenotazioni con una durata minima che varia dai 3 giorni ad una intera settimana (specie ad agosto). Non avendo problemi di presenze è un modo per massimizzare i guadagni limitando i costi di pulizia straordinaria delle camere e, di eventuali “giorni buchi” tra un ospite e l’altro. Una pratica che non ha alcun senso in bassa stagione, infatti sarebbe addirittura auspicabile eliminare qualsiasi vincolo di durata per i clienti che faranno richiesta di soggiorno nei periodi poco favorevoli. E’ tuttavia un elemento da valutare con attenzione in base alla tua location, categoria di clientela che intendi ospitare e tipologia di soggiorno. Resta il fatto che applicare una certa flessibilità non potrà che giovare al numero di prenotazioni, specie nei periodi più difficoltosi;

• utilizza i supplementi: in alta stagione è utile e proficuo avere stanze con tariffe diverse a seconda della tipologia, grandezza e servizi offerti. Tuttavia, quando la domanda si fa scarsa, questa tecnica è poco raccomandabile. In bassa stagione, l’offerta di base dovrebbe rappresentare quella per la miglior stanza della tua struttura, quella coi servizi migliori e completa di tutti i comfort. Quindi è assolutamente sconsigliato proporre prezzi con elevate differenze tra una stanza e l’altra, ma allo stesso tempo potrebbe risultare economicamente svantaggioso vendere camere premium con la medesima tariffa delle standard. Per ridurre questo gap puoi sfruttare i cosiddetti supplementi, ovvero servizi in più che potrai associare alle camere meno belle, in modo da rendere uniforme le tariffe tra le camere più care e quelle più economiche. In questo modo sarai in grado di offrire una maggior varietà di scelta ai tuoi potenziali ospiti senza incidere troppo (in positivo o in negativo) sul prezzo di vendita della camera.

Altri utili suggerimenti per incrementare le prenotazioni in bassa stagione

Stabilito un piano tariffario con adeguata flessibilità ed in grado di attirare più facilmente la clientela anche nei periodi meno affollati, ci sono altri punti che non devi trascurare e che possono permetterti di massimizzare le prenotazioni durante tutta la bassa stagione:

• offri servizi aggiuntivi: per attirare più clienti in bassa stagione non c’è nulla di meglio che aggiungere servizi che difficilmente vengono offerti dai tuoi concorrenti e che, ovviamente, non dovrai proporre durante l’alta stagione se non a prezzi decisamente più alti. Ad esempio, potrai creare appositi spazi per custodire gli animali domestici, attirando così i viaggiatori con cani e gatti al seguito e offrirli senza costi aggiuntivi. Altra buona idea è quella allestire un locale per lo studio con tutto l’occorrente per lavorare online che sicuramente verrà apprezzato da uomini d’affari e nomadi digitali. Se hai la possibilità di installare un idromassaggio, questo potrebbe diventare un valore aggiunto per rendere irresistibile il soggiorno e colpire l’attenzione delle coppia in cerca di un’atmosfera romantica. Chiaramente, anche la vasca idromassaggio dovrebbe essere un servizio compreso nel prezzo durante la bassa stagione e, invece, a pagamento nei periodi di maggior afflusso dove è più facile “spremere” gli ospiti come limoni;

• collabora con le agenzie locali: altra ottima iniziativa per riscuotere maggior successo in ogni periodo dell’anno, specialmente durante la bassa stagione, è quella collaborare con tutti coloro che organizzano eventi locali. Spesso sono alberghi, hotel o, comunque strutture ricettive di grandi dimensioni, a stringere partnership con enti pubblici o aziende private, in modo da vendere speciali pacchetti collegati a particolari manifestazioni. So bene come per un gestore di una piccola struttura ricettiva extra-alberghiera rappresenti un notevole impegno, tuttavia lo sforzo potrà essere ripagato dall’inserimento della tua offerta all’interno del sito o delle newsletter collegate all’evento. Un’opportunità  da non trascurare che potrebbe comportare un considerevole aumento delle prenotazioni nei periodi di magra;

• tieni aggiornati i canali di vendita: che si tratti del sito della tua struttura, oppure di piattaforme OTA per la pubblicazione di annunci per affitti brevi, è opportuno mantenere sempre aggiornata la proposta. In particolar modo devi avere sempre un occhio di riguardo per il calendario che dovrà sempre rispecchiare l’effettiva disponibilità delle camere. Un elemento di vitale importanza qualora si gestiscano le prenotazioni tramite Airbnb: un calendario aggiornato determina una migliore visibilità del tuo B&B sulla piattaforma ed evita spiacevoli situazioni di overbooking;

• ricorda di modificare le foto in base alla stagione: se possiedi una casa vacanze in montagna, sarebbe interessante proporre immagini che ricordano l’autunno o l’inverno, magari con suggestivi paesaggi, oppure il fuoco che arde in un camino a seconda della stagione in cui stai proponendo il tuo alloggio. Inserire solamente immagini invernali in estate non è mai una buona soluzione. La cosa migliore da fare sarebbe quella di creare più gallerie di immagini laddove sia possibile (estate, inverno e mezze stagioni). Dove non è possibile, in estate dovrebbero apparire per prime le immagini estive e in inverno quelle invernali per dare subito la dimostrazione al potenziale ospite di essere finito nel posto giusto;

• sfrutta i social network: la pubblicità è l’anima del commercio e in tal senso i social network rappresentano un mezzo di comunicazione davvero eccezionale. Maggiore è la visibilità del tuo annuncio e più alta sarà la possibilità di ricevere prenotazioni, soprattutto in bassa stagione. Oltre alla pubblicazione sui portali specializzati come Airbnb, Agoda, Booking, HomeAway, crea anche una pagina Facebook e un account Instagram per far conoscere la tua struttura ai followers pubblicando foto, video e offerte. Allarga così la schiera degli amici online e crea una community in cui discutere della tua zona, di eventi locali e dove rispondere rapidamente a qualsiasi domanda;

• sfrutta i portali turistici: non dimenticare nemmeno di iscriverti sui portali specializzati di settore come bed-and-breakfast.it e bedandbreakfast.it giusto per citare due dei più noti. Rappresentano tutti potenziali nuovi canali di vendita e ottimi modi per incrementare la visibilità della tua struttura;

• crea un tuo blog: per creare un blog serve davvero poco tempo, puoi farlo in modo completamente gratuito anche  senza avere particolari conoscenze informatiche. Grazie al blog avrai la possibilità di intavolare discussioni online che non devono per forza mettere al centro dell’attenzione la tua struttura. Anzi, dovrai sforzarti il più possibile di parlare delle attrazioni della zona in cui è ubicata la tua struttura e di come poterle visitare, descrivendo eventuali manifestazioni ed eventi organizzati sul territorio e affrontando argomenti generici relativi al mondo dei viaggi e del turismo. Insomma, cerca di creare un ambiente rilassante per scambiare in modo cordiale opinioni e informazioni. Ogni tanto inserisci con naturalezza qualche riferimento al tuo B&B, in modo che non sembri solo un’operazione di marketing ma che in qualche modo possa portare i lettori a decidere di prenotare un soggiorno presso di te.

Come e perché è importante creare pacchetti e offerte in bassa stagione

Abbiamo già sottolineato come un buon metodo per aumentare le prenotazioni in bassa stagione sia la creazione di pacchetti e offerte speciali. Si tratta di una soluzione vincente durante tutto l’anno e, a maggior ragione, quanto la domanda si fa debole. I vantaggi che si possono ottenere sono una proposta flessibile e malleabile che bene di adatta ad ogni strategia di vendita, e un valore aggiunto per l’ospite che potrà godere di una miglior esperienza ad un prezzo vantaggioso. Il tutto senza dimenticare che chi prenota utilizzando questo metodo è meno soggetto a disdire e, con buona probabilità, finirà con l’allungare il soggiorno rispetto alla media o acquistare servizi aggiuntivi vista la tariffa conveniente.

Lo scopo di un pacchetto offerta è quello di far pensare al cliente che si trova di fronte ad un’occasione imperdibile. Per dare al cliente questa percezione, un’offerta speciale deve avere determinate caratteristiche.

Il primo aspetto è la convenienza che non si traduce necessariamente in prezzi più bassi, bensì in un maggior numero di servizi a parità di tariffa. Proprio la varietà della proposta, e la diversificazione, sono i  punti fondamentali di un pacchetto promozionale. Proporre all’ospite qualcosa in più del semplice soggiorno,o un servizio del tutto di esclusivo, nonché creare pacchetti personalizzati, rappresenta una valida iniziativa per soddisfare una più ampia platea interessata a soggiornare presso la tua struttura e vivere un’esperienza irripetibile.

Perché un pacchetto risulti efficace deve essere proposto con le giuste tempistiche, perciò è indispensabile studiare i comportamenti della clientela in modo da inoltrare l’offerta nel momento migliore. Altro consiglio è quello di creare pacchetti a rotazione in base alla stagionalità e realizzare campagne di marketing ad hoc per meglio pubblicizzarli.

Per far questo hai dei solidi alleati nei social network grazie ai quali potrai cui far conoscere rapidamente le novità, stabilendo un canale diretto con i vecchi clienti per offrire i pacchetti offerto, e rispondendo in real time ad eventuali richieste di informazioni.

Grazie ai social puoi raggiungere comodamente il target prescelto di potenziali ospiti e far arrivare sulle loro bacheche la classica “offerta che non potranno rifiutare“.