Airbnb: prenotazione immediata o richiesta di prenotazione?

Ci sono aspetti nella gestione di un alloggio concesso in affitto tramite la piattaforma Airbnb che spesso vengono sottovalutati o, comunque trascurati, ma in realtà incidono profondamente sul successo o meno dell’attività.

Scopo dell’articolo è analizzare alcuni di questi fattori e in particolare focalizzare l’attenzione sulla funzione di “Prenotazione Immediata” e sull’importanza di scegliere i corretti termini per la cancellazione di una prenotazione.

Indice:

• Prenotazione Immediata: di cosa si tratta?
• La prenotazione immediata garantisce totale sicurezza all’host?
• Quando non sarebbe consigliabile scegliere la prenotazione immediata
• Perché si continuano a ricevere richieste di prenotazione?
• L’utilizzo della prenotazione immediata richiede maggior affidabilità
• I termini di cancellazione previsti da Airbnb
• Quali termini di cancellazione scegliere?
• Termini rigidi: quando è una giusta scelta?
• Quando adottare termini flessibili e moderati

Prenotazione Immediata: di cosa si tratta?

La “Prenotazione Immediata” è uno strumento messo a disposizione da Airbnb per consentire all’ospite di prenotare un soggiorno nella data scelta e in maniera pressoché istantanea. Il proprietario della struttura avrà il vantaggio di non dover verificare, valutare ed eventualmente accettare ogni singola richiesta di prenotazione, ma beneficerà della comodità e del risparmio di tempo di un processo automatizzato. Analizzando i risultati degli host che hanno deciso di sfruttare tale funzione, si può notare un complessivo incremento dei guadagni.

Ciò è dovuto, da una parte alle preferenze degli ospiti che trovano di loro gradimento una procedura più rapida, e dall’altra un miglior collocamento nei risultati di ricerca di Airbnb dell’annuncio che offre la Prenotazione Immediata.

Tuttavia, è bene precisare che avvalendosi di questo strumento si dovrà porre una certa attenzione all’aggiornamento del calendario e alla immediata sincronizzazione con quello primario di Google, iCal o simili. Gli host che trascurano queste operazioni potrebbero continuare a ricevere richieste di prenotazione, oppure essere costretti a cancellazioni per errori nella programmazione.

Una spiacevole situazione assolutamente da evitare: oltre al disappunto dell’ospite, è molto probabile che Airbnb applichi penali a carico del proprietario, il quale perderà anche punti nella sua valutazione complessiva.

La prenotazione immediata garantisce totale sicurezza all’host?

Molti gestori non utilizzano ancora la “Prenotazione Immediata” poiché mettono in dubbio, non tanto la sua reale efficacia e comodità, quanto il basso livello di sicurezza nell’accettare, in automatico, una richiesta di prenotazione senza valutare le credenziali dell’ospite. La procedura standard, invece, consente di avere sufficienti informazioni sul cliente per decidere se procedere o meno alla conferma del soggiorno.

Le perplessità, per certi aspetti, sono anche giustificate, tuttavia la “Prenotazione Immediata” offre alcune possibilità che rendono pressoché infondato ogni timore. L’host può applicare dei filtri per consentire la “Prenotazione Immediata” solo a visitatori che rispettano determinati requisiti: per esempio l’aver ricevuto recensioni positive, oppure aver fornito un documento di identità.

Inoltre, è stata introdotta una funzione per permettere al proprietario di creare messaggi personalizzati, ponendo specifiche domande all’ospite nel momento della prenotazione. L’host potrà così chiedere il motivo del viaggio, quante persone soggiorneranno presso la struttura, oppure ricevere la conferma di lettura delle regole della casa.

Quando non sarebbe consigliabile scegliere la prenotazione immediata

Sebbene la “Prenotazione Immediata” offra numerosi vantaggi, ci sono casi particolari in cui è consigliabile affidarsi alla procedura di richiesta di prenotazione standard. Facciamo alcuni esempi significativi per capire con chiarezza di cosa si stia parlando:

• molti proprietari, per svariati motivi, accettano solo soggiorni di lunga durata a partire da un minimo di 28 giorni. Ospitare una persona per così tanto tempo è simile ad avere un vero e proprio inquilino in casa e, in questo caso, vanno tenuti in considerazione fattori logistici difficilmente gestibili con la “Prenotazione Immediata“. Inoltre, proprio per i soggiorni lunghi, sarebbe opportuno verificare l’attendibilità dell’ospite per evitare danni alla struttura e grosse problematiche al termine del soggiorno;

• in altre situazioni è lo stesso host ad avere specifiche esigenze che lo costringono ad applicare regole rigide all’interno della casa. Ad esempio, soffrendo di problemi allergici a sostanze chimiche o profumi, dovrà richiedere agli ospiti la disponibilità a rispettare determinati comportamenti. Una condizione che è ingestibile attraverso il sistema della Prenotazione Immediata;

• molte strutture, inoltre sono dotate di particolari spazi adibiti per offrire specifici servizi, oppure presentano ostacoli, o barriere architettoniche, che risulterebbero scomodi o pericolosi per alcune categorie di ospiti (bambini, persone anziane, disabili, ecc.). Anche in questi casi è quantomai opportuno affidarsi alla classica richiesta di prenotazione, con cui si potrà interagire col cliente ed evitare discussioni e malcontenti durante il soggiorno.

Perché si continuano a ricevere richieste di prenotazione?

Non è raro che, pur impostando la “Prenotazione Immediata“, l’host continui a ricevere richieste da dover valutare e accettare. E’ una situazione dovuta a due possibili motivi:

• il calendario non è stato aggiornato per un tempo sufficientemente lungo o a seguito di una cancellazione;
• gli ospiti che inoltrano la richiesta non rientrano nei parametri impostati per la Prenotazione Immediata.

Ricordiamo che è sempre buona norma rispondere entro 24 ore ad ogni richiesta ricevuta, inviando un messaggio all’ospite, oppure accettando o rifiutando la sua prenotazione.

L’utilizzo della Prenotazione Immediata richiede maggior affidabilità

Un host che risulta inaffidabile farà ben poca strada nel competitivo settore dell’ospitalità, a maggior ragione decidendo di sfruttare della Prenotazione Immediata. Detto questo, è sempre lecito e consentito commettere errori di valutazione che possano far rendere conto all’host che il sistema adottato non risulti compatibile con le sue esigenze. Ad esempio quando ci si trova nella spiacevole condizione di dover cancellare una prenotazione ricevuta.

La cancellazione online delle prenotazioni è strumento da utilizzare con parsimonia e per un massimo di tre volte in un anno solare senza incorrere in penali. A tal proposito, vediamo di capire come scegliere i termini di cancellazione più idonei al tipo di struttura ricettiva e allo stile di ospitalità del proprietario.

I termini di cancellazione previsti da Airbnb

Dover cancellare una prenotazione non è mai una situazione piacevole, né per l’ospite né, tanto meno, per l’host, tuttavia bisogna, nostro malgrado, sottostare all’imprevedibilità della vita. Airbnb propone tre diverse tipologie di termini di cancellazione per cercare di venire incontro alla maggior parte delle esigenze di viaggiatori e host e, precisamente:

• flessibili: con tali termini l’ospite può beneficiare di un rimborso totale, a patto che la cancellazione avvenga entro 24 ore prima dell’orario di check-in indicato nella mail di conferma. Al contrario, la prima notte non sarà rimborsata mentre le restanti godranno di un rimborso pari al 100%, anche se l’ospite dovesse lasciare la struttura prima del termine concordato;

• moderati: l’ospite ottiene un rimborso completo solo se cancella la prenotazione entro 5 giorni dalla data del check-in. Non rispettando il suddetto termine non potrà avere il rimborso della prima notte, mentre le rimanenti saranno risarcite nella misura del 50%. Qualora il cliente effettui regolare check-in ma decida di partire prima del termine del soggiorno, otterrà un rimborso del 50% dei pernottamenti non sfruttati a partire da 24 ore dopo la cancellazione;

• rigidi: il rimborso totale è concesso solo se l’ospite procede alla cancellazione almeno 14 giorni prima del check-in ed entro 48 ore dal momento in cui ha effettuato la prenotazione. Se la cancellazione avviene entro 7 giorni dalla data del check-in, indicata nella mail di conferma, il rimborso è ridotto al 50%. Se l’ospite richiede la cancellazione a meno di 7 giorni dal check-in oppure decide di lasciare la struttura prima del tempo, non ha più alcun diritto ad alcun risarcimento, nemmeno in relazione ai pernottamenti non utilizzati.

Indipendentemente dal tipo di termine di cancellazione applicato, è possibile che sul totale del rimborso siano trattenuti i costi previsti per il servizio di Airbnb.

Quali termini di cancellazione scegliere?

Una soluzione migliore rispetto ad un’altra non esiste e tutto dipende dalle diverse disponibilità dell’host. Per scegliere i termini più adatti è necessario valutare con attenzione quanto una cancellazione potrebbe influire negativamente sull’attività.

Inoltre, serve considerare la tipologia di alloggio concesso in affitto, la sua ubicazione se vicino o lontano dalla residenza del proprietario, nonché se l’host gestisce da solo l’ospitalità, oppure si avvale dell’aiuto di collaboratori o agenzie. Vediamo, in linea di massima, quando potrebbe risultare conveniente adottare un determinato termine di cancellazione rispetto ad un altro.

Termini rigidi: quando è una giusta scelta?

Abbiamo visto come i termini rigidi sono, il più delle volte, un deterrente per gli ospiti. Non è comunque da escludere che possano rappresentare una valida soluzione qualora:

• una eventuale cancellazione provocherebbe grossi disagi all’host: le rigide condizioni a cui deve sottostare il visitatore consentono di ridurre notevolmente il rischio di cancellazione;

• case vacanze in zone turistiche e in alta stagione: chi ha la fortuna di possedere una struttura ricettiva in famose località ad alta frequentazione di turisti, non avrà certo problemi a riempire i propri appartamenti, soprattutto nel corso dell’alta stagione. In queste situazioni è una buona scelta optare per termini rigidi di cancellazione che metteranno al riparo il proprietario da ripensamenti dell’ultimo minuto e limiteranno al minimo le perdite. Questa soluzione viene in aiuto anche contro i furbetti che prenotano più soluzioni in posti diversi e poi, a pochi giorni dall’inizio della vacanza, ne scelgono una disdicendo le altre.

Quando adottare termini flessibili e moderati

È piuttosto intuibile come i viaggiatori siano più propensi a preferire termini di cancellazione flessibili o moderati ed è altrettanto indiscutibile che un annuncio con termini rigidi attrae molti meno visitatori. Pertanto, adottare una maggior flessibilità potrebbe risultare una strategia vincente se:

• una eventuale cancellazione non comporta particolari disagi: anche se l’ospite decide di non rispettare la prenotazione all’ultimo minuto, l’host riesce ad adattarsi, o a sopperire al mancato introito, senza grandi difficoltà;

• l’annuncio presenta una folta schiera di concorrenti: se la struttura rientra in una determinata tipologia, o si trova in una zona ad altissima competitività, è opportuno adottare misure che rendano la propria offerta il più appetibile possibile. Inserire termini di cancellazione flessibili è un buon modo per attirare nuovi ospiti;

• affitto durante la bassa stagione: è il periodo più difficile per chi concede in locazione una casa vacanze. Per cercare di aumentare il numero di prenotazioni è consigliabile abbassare i prezzi e offrire una cancellazione flessibile.

Per quanto riguarda i termini moderati, li possiamo considerare come un valido compromesso tra quelli rigidi e  quelli flessibili. Da una parte sono un deterrente nei confronti di ospiti insicuri che, nella maggior parte dei casi, cancellano le prenotazioni all’ultimo minuto e, dall’altra, riescono comunque ad attirare un buon numero di potenziali clienti. Del resto, che la via di mezzo sia una scelta quasi sempre vantaggiosa, lo ribadiscono i dati forniti da Airbnb sull’alto tasso di pernottamenti degli annunci con termini di cancellazione moderati.

Infine, vogliamo portare a conoscenza la possibilità di adottare una particolare strategia per incrementare il giro d’affari, ovvero offrire insieme a termini flessibili e moderati un’opzione non rimborsabile con sconto del 10% sulla tariffa. Anche in questo caso la scelta è avvalorata dai soddisfacenti dati sul numero di prenotazioni ricevute dagli host che propongono tale servizio.